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業務一覧作成と工数測定で現状把握を迅速に進める方法とヒアリングシート例

  • Feb 11
  • 4 min read

現状把握は業務改善やDX準備の第一歩です。しかし、膨大な業務の棚卸しや工数の測定に時間がかかり、進捗が遅れることも多いでしょう。この記事では、業務一覧の作り方から工数の測り方、ボトルネックの見つけ方まで、現状把握を最短で終えるための具体的な方法を解説します。さらに、実際に使えるヒアリングシートの例と、改善インパクトの出し方も紹介します。管理部門やプロジェクトマネージャー、情シス担当者に役立つ内容です。



業務一覧の作り方で業務フローを可視化する


現状把握の最初のステップは、業務一覧を作成して業務フローを可視化することです。業務一覧は、組織内のすべての業務を洗い出し、整理するための棚卸し作業にあたります。


業務一覧作成のポイント


  • 業務の粒度を揃える

大きすぎる業務は細分化し、小さすぎる業務はまとめて扱うことで、全体像が見えやすくなります。

  • 業務の分類を明確にする

例えば「営業」「経理」「総務」など部門ごとに分類し、さらに業務フローの順序に沿って並べます。

  • 関係者からのヒアリングを活用する

現場の声を聞くことで、実際の業務内容や隠れた業務も漏れなく把握できます。


業務フローの図示で理解を深める


業務一覧を作ったら、次に業務フロー図を作成しましょう。フロー図は、業務の流れや関係性を視覚的に示し、業務可視化を促進します。これにより、どの工程に時間がかかっているか、どこに無駄があるかが見えてきます。





工数の測り方で正確な現状把握を行う


業務一覧ができたら、次は工数測定です。工数とは、その業務にかかる時間や労力のこと。正確な工数を把握することで、工数削減やプロセス改善の効果を具体的に見積もれます。


工数測定の方法


  • タイムトラッキングツールの活用

実際に業務を行う担当者にタイムトラッキングツールを使ってもらい、作業時間を記録します。

  • ヒアリングによる工数推定

担当者に業務ごとの平均作業時間を聞き取り、工数を推定します。

  • 標準工数の設定

過去のデータや類似業務の工数を参考に、標準的な工数を設定し比較します。


工数測定で注意すべき点


  • 業務の繁忙期や閑散期で工数が変わるため、期間を分けて測定すること。

  • 担当者の自己申告だけに頼らず、複数の方法で検証すること。

  • 工数の中に含まれる待ち時間や確認作業も見逃さないこと。



ボトルネックの見つけ方と改善インパクトの出し方


業務フローと工数が明らかになれば、次はボトルネックの特定です。ボトルネックとは、業務全体の進行を遅らせている部分のこと。ここを改善すれば、工数削減や業務改善の効果が大きくなります。


ボトルネックの見つけ方


  • 工数が突出している工程を探す

工数測定の結果を業務フローに当てはめ、時間がかかっている工程を特定します。

  • 業務の停滞や手戻りが多い部分を確認する

フロー上で何度も戻る工程や、承認待ちが長い部分はボトルネックになりやすいです。

  • 担当者へのヒアリングで課題を聞く

現場の声から、非効率な作業や重複作業を洗い出します。


改善インパクトの出し方


  • 工数削減効果を数値化する

ボトルネックの改善でどれだけ時間が短縮できるか、具体的な数字を出します。

  • 業務フローのAsIs ToBeを比較する

現状（AsIs）と改善後（ToBe）の業務フローを並べて、変化を視覚化します。

  • 改善効果を関係者に共有する

数字と図で示すことで、改善の必要性と効果を理解してもらいやすくなります。



ヒアリングシート例で効率的に情報収集する


現状把握のためのヒアリングは、効率よく情報を集めることが重要です。以下は、実際に使えるヒアリングシートの例です。


| 項目 | 内容例 |

|--------------|-----------------------------------------|

| 業務名 | 受注処理 |

| 担当者 | 営業部Aさん |

| 業務の目的 | 顧客からの注文を正確に受け付ける |

| 業務の手順 | 1. 注文書受領 → 2. システム入力 → 3. 確認 → 4. 発注 |

| 1回あたりの作業時間 | 30分 |

| 1日の実施回数 | 10回 |

| 使用ツール | 受注管理システム、メール |

| 問題点・課題 | システム入力に時間がかかる、確認作業で手戻りが多い |

| 改善案 | システムの自動入力機能導入、確認フローの簡素化 |


このように、業務の目的や手順、工数、課題を具体的に聞き出すことで、現状把握がスムーズになります。



業務可視化とDX準備を加速させるために


業務一覧作成と工数測定は、単なる棚卸しではなく、業務可視化とDX準備の基盤です。現状を正確に把握し、ボトルネックを明確にすることで、効率的なプロセス改善や工数削減が可能になります。


  • 業務フローを見える化することで、改善ポイントが明確になる。

  • 工数データを活用して、改善効果を数値で示せる。

  • ヒアリングシートを使い、現場の声を漏れなく拾う。

  • AsIs ToBeの比較で、DX準備の進捗を管理できる。


 
 
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